Dokumentumait biztonságosan kívánja tárolni?
Online is elérhető adatbázisra vágyik?
Csökkentené fénymásolási költségeit?
Archiválni szeretné iratait?
Gyors és egyszerű telepítésre vágyik?
Egységes hardver és szoftver megoldást keres?

Ezekre a kérdésekre ad teljeskörű megoldást a DOCAGE új generációs dokumentumkezelő és archiváló termékcsalád.

Az alábbiakban néhány példán keresztül szeretnénk bemutatni a rendszer rugalmasságából adódó lehetséges felhasználási területeket.

Kis és közepes cégek általános iratkezelési folyamatainak támogatása

Biztosítja a beérkező dokumentumok érkeztetését (postabontását), majd az érkeztetett vagy a cégben keletkezett új dokumentumok iktatását, szignálását, archiválását. A kisebb cégek esetében gyakran előfordul, hogy az érkeztetés és iktatás egy lépésben történik, ezért a DocAge-ben megtalálható az "Iktatás érkeztetéssel" funkció is. DocAge Small csomag.

Vonalkódot használó közepes cégek támogatása

Minden iktatott dokumentumhoz tartozik egy vonalkód mező, amelybe vonalkód olvasó segítségével az eredeti iraton lévő vonalkód beolvasható, és ez alapján a dokumentum a későbbiekben visszakereshető. Szintén támogatja a rendszer, hogy a a szkennelés során az elektronikus dokumentum automatikusan párosítható legyen az irat szkennelt képével. DocAge Medium csomag.

Több szervezeti egységgel és iktatókönyvvel rendelkező nagyobb cégek támogatása

Sok olyan cég van, amelyeknél szükség lehet a telephelyek, szervezeti egységek közötti gyors adatcserére. Mivel a DocAge rendszerben az adatbázishoz webszolgáltatásokon keresztül kapcsolódnak a kliensek, ezért a dokumentumok interneten keresztül elérhetők. A Docage rendszer támogatja a szervezeti egységenkénti iktatás. Az iktatás során ki lehet választani, hogy melyik iktatókönybe szeretnék a dokumentumot sorolni. A jogosultságok megfelelő beállításával pedig szabályozni lehet a iktatókönyvekhez, szerveti egységekhez való hozzáférést is. DocAge Enterprise csomag.

Cégek tevékenysége alapján kategórizált területek

• Ingatlanirodák - a feltöltött új ingatlan adatai azonnal elérhetővé válik minden szatelit iroda által.
• Autókölcsönzők, szervizek, flottakezelés - a gépjárművek adatlapján felvehetők az autóval kapcsolatos információk, és a szkennelt iratok (pl. zöldkártya, forgalmi, személyi igazolvány stb.).
• Építőipari cégek - műszaki dokumentációk tárolása, szerződések szkennelése, alvállalkozók kezelése stb.
• Plasztikai sebészetek, magánorvosi rendelők - beteg találkozási kartonok felvétele (röntgen leletek, vérvizsgálat eredmények szkennelése a beteg kartonjába).

Általános információk

A DocAge rendszer segítségével rendszerezetten tárolhatja céges iratait, legyen az akár szerződés, megrendelés, e-mail, fax vagy egyéb a vállalat tevékenysége során keletkező bármilyen dokumentum.

A rendszerbe importált dokumentumok hosszú távú biztonságos tárolásáról és eléréséről a DocAge szerver gép gondoskodik, amely "fekete dobozként" illeszkedik a cég intranetes hálózatába. Minden dokumentum titkosítva tárolódik a szerveren futó adatbázisban, amelyeket a felhasználók az előre beállított jogosultások szerint olvashatják, módosíthatják csupán egy böngésző segítségével.

A DocAge rendszert azoknak a cégeknek ajánljuk, ahol a napi működés során keletkező dokumentumokról kiegészítő információkat szeretnének tárolni, és az eredeti iratok fénymásolatai helyett dokumentumok digitális képét szeretnék megosztani a felhasználók között.
Sok eseteben szükség lehet arra is, hogy egy fontos dokumentum képe és a hozzá kapcsolt információk ne csak az irodában, hanem akár interneten keresztül is hozzáférhetők legyenek. A DocAge rendszer támogatja az adatbázis biztonságos interneten keresztüli elérését, így az iratok "mobilizálhatók", ha van aktív internetes kapcsolat.

A DocAge rendszer alapja a dokumentumtípusok és a hozzá kapcsolt mezők, amelyek a rendszer telepítését megelőzően konfigurálásra kerülnek szakembereink által. Igaz a DocAge alapesetben az általános iratkezelési funkciókat hivatott megvalósítani, azonban a rugalmas keretrendszerének köszönhetően a cégek speciális információinak tárolására is nagyon jól alkalmazható.

Még több információ...